Die Phasen eines QM Systems gliedern dieses in eine Abfolge von Tätigkeiten auf.
Phasen eines QM Systems
Planungsphase
Die Planungsphase findet statt, bevor das QM System eingeführt wird. Es wird überlegt welche Norm zum Einsatz kommen soll. Die DIN EN ISO 9001 stellt dabei den Standard dar. Es gibt aber auch branchenspezifische Normen.
Auch muss geplant werden welcher externe Auditor bzw. welche akkreditierte Zertifizierungsstelle in Frage kommt. Nicht jede Zertifizierungsstelle ist für jede Branche akkreditiert. Auch sollten die Bekanntheit und Anerkennung für die Stelle in der Branche groß. Der Auditor sollte ebenfalls zum Unternehmen passen. Sind sich der QMB des zu zertifizierenden Unternehmens und der externe Auditor unsympathisch sind ist eine gemeinsame Zusammenarbeit ggf. nicht empfehlenswert.
Es ist ebenso dringend zu empfehlen einen Zeit- und Kostenplan aufzustellen, um einen groben Überblick über das Unterfangen zu gewinnen, da die Kosten ansonsten schnell aus dem Ruder laufen können.
Einführungsphase
Ist der Qualitätsbeauftrage noch nicht geschult, ist dies der erste Schritt. Auch sollten die Mitarbeiter grundsätzlich geschult sein. Das bedeutet, dass diese mit dem QM System vertraut gemacht werden, denn nur wenn die Mitarbeiter an einem Strang ziehen, kann das QM System funktionieren.
Dann wird begonnen qualitätsrelevante Prozesse aufzunehmen und zu beschreiben und sie in Verfahrens-, Arbeits- und Prüfanweisungen festzuhalten. Das hat gleich mehrere Vorteile:
- Standardisierung von Prozessabläufen
- Festlegung von Verantwortlichkeiten
- vereinfachte Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Es ist empfehlenswert diese Dokumentation in einem sogenannten Qualitätsmanagementhandbuch zu bündeln.
Zertifizierungsphase
In der Zertifizierungsphase werden sowohl interne- aber auch externe Audits durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Audits sollen in Auditberichten (Protokolle) dokumentiert werden. Die Auditberichte sollen dabei Korrekturmaßnahmen bzw. Verbesserungen beinhalten, die beim nächsten externen Audit überprüft werden. Das sogenannte Systemaudit (Dreiparteienaudit) führt zur Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001.
Aufrechterhaltungsphase
Die Aufrechterhaltungsphase beginnt sofort nach der Zertifizierung. In der Aufrechterhaltungsphase werden die Korrekturmaßnahmen und Verbesserungen aus den Audits in die Tat umgesetzt. Dieser Prozess ist dabei niemals als abgeschlossen zu betrachten. Immer wieder sind mögliche Verbesserungen zu lokalisieren und umzusetzen. Getroffene Maßnahmen sind auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und ggf. zu korrigieren oder weiter zu verbessern.
